Een succesvol business event organiseren — of het nu gaat om een seminar, productlancering, netwerkevent of teambuilding — vraagt meer dan een goede locatie en een leuke uitnodiging. Vaak loopt een business event mis door dezelfde fouten. Die lijken op het eerste gezicht klein, maar ze hebben wel degelijk een grote impact hebben op het totaalplaatje. Hieronder vind je 10 veelgemaakte valkuilen én geven we je praktische tips om ze te vermijden.
1. Geen duidelijk doel voor ogen hebben
Waarom organiseer je dit event? Wil je een product promoten, relaties versterken, kennis delen of medewerkers belonen? Zonder helder doel weet je niet waar je naartoe werkt, en zullen ook je gasten minder betrokken zijn. Formuleer dus op voorhand je doelstelling en maak daarna elke beslissing in het kader van dat doel.
2. Te laat beginnen met de organisatie
Timing is alles. Vaak wordt onderschat hoeveel tijd nodig is om een event op poten te zetten: locatie boeken, leveranciers contacteren, uitnodigingen versturen, technische installaties regelen… Zeker bij grotere events moet je maanden op voorhand beginnen.
Tip: maak een draaiboek en werk met deadlines per fase, van de planning en de organisatie tot het versturen van uitnodigingen en de zaal klaarzetten.
3. Geen rekening houden met het publiek
Een event draait niet om de organisator, maar om de deelnemers. Een veelgemaakte fout is een programma samen te stellen dat niet aansluit bij de interesses of verwachtingen van het publiek. Denk aan te technische presentaties voor een breed publiek, of net te luchtige inhoud voor een vakbeurs. Stem het programma duidelijk af op de gasten.
4. Een slechte locatiekeuze
Een onbereikbare locatie, een ruimte die te groot of te klein is, een kil interieur of slechte akoestiek — het zijn fouten die je event kunnen ondermijnen. De locatie bepaalt niet alleen de praktische kant, maar ook de sfeer en beleving. Het is de allerbelangrijkste beslissing bij de organisatie van je evenement.
Publiek Authentiek biedt de perfecte balans. De evenementzaal paalt aan tegen ons 17e-eeuws burgerhuis De Torre. Dat historische kader schept meteen de juiste sfeer voor een business event: warm en toch professioneel. Bovendien ligt onze evenementenlocatie vlakbij Gent en is vlot bereikbaar via de E17, E40 en R4. Vlot bereikbaar voor al je gasten dus! Of je nu een seminar, teambuilding of netwerkevent plant: bij Publiek Authentiek zit je helemaal goed voor je business evenement.
5. Foute opdeling van de ruimte
Een ruimte die niet goed is ingedeeld, kan de dynamiek van je event verstoren. Denk aan een te krappe receptiehoek, een akoestische chaos omdat de tafels te dicht op elkaar staan of een podium dat nauwelijks zichtbaar is.
Bij Publiek Authentiek denken we met veel plezier mee over een logische en sfeervolle opstelling. Onze locatie kan makkelijk aangepast worden aan het type event. Een intieme setting met ronde tafels? Een podium met rijen stoelen? Lange tafels voor een feestelijk diner? Of een mix? Alles is mogelijk!
6. Overladen programma zonder pauzes
Te veel sprekers, geen pauzes of een strak tijdschema zonder ademruimte zorgen ervoor dat je gasten vermoeid en ongeconcentreerd raken. Kwaliteit gaat boven kwantiteit. Plan daarom voldoende pauzes in voor koffie, toiletbezoek en netwerkmomenten. Zo stort het energiepeil niet in en ontstaat er ruimte voor informele connecties. Dat is nu eenmaal waar je gasten misschien wel het meest naar uitkijken.
7. Slechte catering
Eten verbindt mensen. Een magere catering of een standaardformule zonder oog voor kwaliteit is een gemiste kans. Slecht eten, dat wil je absoluut vermijden. Ook belangrijk: zorg voor verschillende voedingsvoorkeuren zoals vegetarisch, veganistisch of glutenvrij.
Bij Publiek Authentiek hoef je je daar geen zorgen over te maken. We brengen je graag in contact met cateringpartners die hun kunnen meer dan bewezen hebben.
8. Geen technische ondersteuning
Microfoons die niet werken, haperende presentaties of slecht geluid zorgen voor frustratie bij zowel sprekers als publiek. Dat wil je koste wat het kost vermijden.
Publiek Authentiek begrijpt hoe belangrijk techniek is voor het slagen van een business event. De locatie is uitgerust met hypermoderne audiovisuele ondersteuning én je kan rekenen op technische hulp voor je event. Zo kun jij focussen op de inhoud, terwijl alles achter de schermen op wieltjes loopt. Onze installatie omvat een krachtige projector, een geluidsinstallatie van de bovenste plank en natuurlijk internettoegang.
9. Te weinig beleving of interactie
Een business event moet een ervaring zijn voor de gasten. De genodigden willen meer dan luisteren: ze willen een leuk evenement beleven, contact leggen met andere gasten en deel uitmaken van iets bijzonders. Te veel focus op inhoud zonder ruimte voor interactie leidt tot een afstandelijke sfeer. En dat is niet wat je gasten willen.
Voeg daarom interactieve elementen toe. Denk aan Q&A’s, live polls, workshops, creatieve en netwerkmomenten. Zo blijft je event nazinderen.
10. Geen evaluatie
Het event mag dan afgelopen zijn, je relatie met je deelnemers hoeft dat niet te zijn. Een gemiste kans is om geen opvolging te doen: geen bedankje, geen foto’s, geen feedbackvragen. Verstuur na afloop een bedankmail met eventueel een link naar een fotogalerij of een aftermovie. Vraag ook feedback via een korte enquête. Zo leer je bij voor een volgend event.
Je business event naar een hoger niveau tillen? Kies voor Publiek Authentiek
Een event staat of valt met de juiste setting. Bij Publiek Authentiek klopt die helemaal. Op onze unieke locatie gaan sfeer, authenticiteit en professionaliteit hand in hand. Hier geen kille vergaderzalen, maar warme, inspirerende omgevingen die gesprekken op gang brengen en ideeën tot leven wekken. Ideaal voor jouw business evenement!
Klaar om van je business event een totaalervaring te maken? Neem contact op voor een vrijblijvende rondleiding of meer informatie.