Bij het organiseren van een succesvol business events draait het om meer dan alleen de locatie en de inhoud. Eten en drinken spelen een cruciale rol in het creëren van een goede sfeer en een positieve indruk. Of het nu gaat om een groot congres, een netwerkevent of een intiemer bedrijfsfeest, de catering kan het verschil maken tussen een geslaagd evenement en een teleurstelling voor de gasten.
Maar hoe selecteer je de juiste cateraar voor je business event? We gidsen je graag door het hele proces.
1. Bepaal je behoeften en verwachtingen
Voordat je op zoek gaat naar een cateraar, is het belangrijk om eerst na te denken over wat voor soort cateraar je precies nodig hebt voor je evenement. Welk type event organiseer je? Gaat het om een formeel diner, een informeel netwerkontbijt, een lunch, of misschien een receptie? Het type evenement heeft een grote invloed op de keuze van de cateraar.
Vraag jezelf ook af:
- Hoeveel gasten verwacht ik? En kan de cateraar de omvang van mijn groep aan?
- Wat is je budget?
- Zijn er speciale dieetwensen of voedselvoorkeuren waar de cateraar aan moet voldoen?
- Welke sfeer wil je neerzetten? Kies je een formeel diner met meerdere gangen of wil je iets informeels met foodtrucks en hapjes?
2. Spoor naar de juiste cateraar
Als je eenmaal je behoeften hebt vastgesteld, is het tijd om op zoek te gaan naar een cateraar. Hier zijn enkele manieren waarop je je zoektocht kan starten:
- Vraag aanbevelingen: Vraag collega’s, vrienden of andere ondernemers of zij een cateraar kunnen aanbevelen.
- Bekijk recensies en beoordelingen: Online platforms zoals Google of Facebook bieden waardevolle recensies van eerdere klanten.
- Check websites en social media: Veel cateraars hebben een online portfolio met foto’s en recensies.
3. Plan een kennismakingsgesprek en vraag om referenties
Nadat je een lijst hebt samengesteld met potentiële cateraars, is de volgende stap het plannen van kennismakingsgesprekken of telefoontjes. Tijdens die gesprekken kan je je wensen en verwachtingen bespreken en leer je meer over de werkwijze van de cateraar.
Vraag zeker naar:
- Of de omvang van het evenement geen probleem vormt
- Hoe flexibel ze zijn in hun menu en of je gerechten kan aanpassen voor dieetvoorkeuren
- Wat allemaal inbegrepen zit in hun service
4. Vraag om een proeverij
Gaat het om een groot evenement, dan kan je eventueel een proeverij vragen. Zo kan je het eten proeven, de kwaliteit beoordelen en zien hoe het voedsel wordt gepresenteerd.
5. Vergelijk offertes en controleer de kosten
Een belangrijk onderdeel van het selectieproces is het vergelijken van de offertes van verschillende cateraars. Zorg ervoor dat je een gedetailleerde offerte krijgt waarin alle kosten zijn opgenomen, zoals:
- Kosten voor eten
- Personeel
- Transport
- Eventuele extra diensten zoals servies of decoratie
Let ook op verborgen kosten, zoals schoonmaakkosten of de kosten voor extra personeel. Zorg ervoor dat je een compleet beeld hebt van de totale kosten.
6. Controleer de logistiek
De juiste cateraar gevonden? Dan is het tijd voor de praktische afspraken. Catering gaat niet alleen over het eten, maar ook over de logistiek. Denk aan:
- De afspreektijd op de evenementlocatie en het ophalen van de installatie
- Extra diensten zoals tafels, stoelen, servies en decoratie
- Extra personeel, indien nodig
7. Finaliseer het contract
Als je eenmaal de juiste cateraar hebt gevonden, zorg dan voor een duidelijk contract. Vermeld hierin:
- De datum, tijd en locatie
- Het menu
- Personeelsvereisten
- Kosten en annuleringsvoorwaarden
Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat beide partijen op dezelfde lijn zitten.
Publiek Authentiek tipt cateraars in de buurt
Bij Publiek Authentiek weten we hoe belangrijk het is om samen te werken met de beste cateraars, zodat jouw event een onvergetelijke ervaring wordt. We hebben een lijstje van uitstekende cateraars waarmee we graag samenwerken.
Neem contact met ons op voor meer informatie of hulp bij het organiseren van jouw volgende evenement. We spelen je graag contactgegevens door en delen inside tips over welke cateraars uitstekend werk leveren. Natuurlijk vertellen we je ook graag meer over onze evenementlocatie zelf.