Als je een belangrijk evenement plant — een huwelijk, jubileumfeest, babyborrel of een andere mijlpaal — wil je natuurlijk dat je gasten erbij kunnen zijn. Maar hoe zorg je ervoor dat ze die datum vrijhouden, zelfs als je nog niet alle details kent? De oplossing: een ‘save the date’. We vertellen je wanneer je zo’n kaartje of bericht het best verstuurt, hoe je dat doet en wat je zeker moet vermelden.
Wat is een ‘save the date’?
Een ‘save the date’ is een eerste aankondiging van je evenement. Je geeft daarmee aan dat je een feest plant op een specifieke datum.
Het doel? Je gasten kunnen die dag op tijd in hun agenda reserveren. Het is dus geen officiële uitnodiging met praktische details, maar eerder een vriendelijke waarschuwing: “houd die dag vrij, want we willen jou erbij!”
Zo’n save the date is geen overbodige luxe. Onze agenda’s lopen snel vol met vakanties, werkverplichtingen, familiefeestjes en andere bijeenkomsten. Zeker als je gasten van ver komen, kinderen hebben of hun agenda’s lang op voorhand plannen, is het cruciaal dat ze op tijd weten wanneer jouw evenement doorgaat. Vooral bij feesten op populaire data (zoals tijdens vakantieperiodes of in de lente/zomer) is het slim om snel te zijn.
Wanneer verstuur je een ‘save the date’?
Voor een huwelijk of groot feest
Stuur je ‘save the date’ idealiter 6 tot 12 maanden op voorhand. Trouwen jullie op een populaire datum, in een vakantieperiode of plannen jullie een feest in het buitenland? Dan mag dat gerust nog vroeger. Zo geef je je gasten voldoende tijd om verlof te vragen, reisplannen te maken en andere afspraken te verzetten.
Voor kleinere feesten of evenementen
Bij een babyborrel, verjaardagsfeest of bedrijfsfeest volstaat het vaak om 3 tot 6 maanden op voorhand een seintje te geven. Als mensen ver moeten reizen, babysits moeten regelen of een dagje vakantie moeten vragen, dan stuur je de save the date beter te vroeg dan te laat. Hoe groter de impact, hoe vroeger je best communiceert.
Wat zet je op een ‘save the date’?
Een ‘save the date’ hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er zijn een paar zaken die je zeker moet vermelden:
- Uiteraard: de datum van je evenement
- Je naam of de naam van het bedrijf
- De locatie (indien al bekend)
- Een korte zin zoals ‘officiële uitnodiging volgt’
Hoe verstuur je een ‘save the date’?
- Drukwerk
Traditionele kaartjes blijven populair. Ze zijn tastbaar, stijlvol en je kan ze helemaal laten aansluiten bij het thema van je feest. Voor huwelijken of jubileums is dat nog altijd de meest gebruikte methode. - Digitaal
Een digitale ‘save the date’ via e-mail of sociale media is handig, snel en budgetvriendelijk. Je kan bovendien eenvoudig een grote groep bereiken. Perfect voor informele feestjes of als je duurzaam wil communiceren. - Video of animatie
Wil je origineel uit de hoek komen? Stuur dan een korte video of bewegende afbeelding met jullie datum. Zeker bij jong publiek of creatieve evenementen werkt dit goed.
En wat met de officiële uitnodiging?
Een ‘save the date’ betekent niet dat je geen uitnodiging meer hoeft te sturen. Integendeel: je stuurt die 4 tot 8 weken voor het evenement, mét alle praktische info (adres, tijdstip, dresscode, RSVP, enz.). Je gasten kijken er dan al naar uit, want de datum ligt al maanden vast in hun agenda.
Je save the date verdient een unieke locatie: welkom bij Publiek Authentiek
Als je een onvergetelijk evenement plant, hoort daar een locatie bij die even bijzonder is als de mensen die je uitnodigt. Bij Publiek Authentiek ben je daarvoor aan het juiste adres. Onze sfeervolle eventlocatie combineert charme, karakter én moderne voorzieningen op een unieke manier.
Wat maakt ons zo bijzonder?
- Authenticiteit
Publiek Authentiek is een plek met een ziel. Onze evenementlocatie behoort tot een 17e-eeuws burgerhuis. Onze feestzaal ademt geschiedenis, gecombineerd met een warme, hedendaagse toets. Geen kille feestzaal dus! - Toplocatie
We liggen aan het groen en tegelijk zijn we vlot bereikbaar. Publiek Authentiek ligt vlakbij de E17, E40 en de Gentse ring. En voor wie vanuit het centrum van Gent komt? Dan kan je gewoon met de fiets komen! - High tech voorzieningen
Onze feestzaal is uitgerust met een topprojector, een kwalitatief geluidssysteem en natuurlijk ook internet. En wat de opstellingen betreft zit je ook goed bij ons. We kunnen de ruimte inrichten met lange tafels, ronde tafels, een podium en alles wat je maar wil. Kom gerust bij ons langs of neem contact met ons op voor meer informatie!